Shutterstock 738751051

"Ook na de pandemie mogen onze advocaten nog twee dagen van thuis uit werken. En ze mogen ook zélf kiezen welke dagen. We gaan de veranderingen door corona omarmen", vertelde een managing partner van een middelgroot advocatenkantoor me die ik recent tegen het lijf liep. Ik vertrok net op vakantie voor enkele weken, en heb er tijdens mijn verlof toch vaak op zitten herkauwen.

"Thuis mogen werken". Hmm. Is thuiswerk dan dé grote vernieuwing die wij als sector uit deze covid-crisis gaan halen? Toen ik in 2006 als advocaat startte, werkte ik ook al twee dagen thuis in de week. Ik zat toen op een kantoor in Brussel, had geen kinderen dus kon thuis rustig werken en de verplaatsingstijd was drie uur per dag. Eén en één was snel twee. Ik werkte toen ook gewoon aan dossiers, via het softwarepakket, van thuis uit. Dat is ondertussen vijftien jaar geleden. Mails verzenden doen we toch ook wel al even van thuis uit? Thuiswerk is niet nieuw. Ook niet in andere dienstverlenende sectoren trouwens.

Wat voor advocatenkantoren wél eerder nieuw was, is dat we, gedwongen door de pandemie, hebben geleerd dat we ook bij thuiswerk, of werken op verplaatsing, met elkaar verbonden kunnen zijn. We leerden massaal digitaal vergaderen en communiceren. Onderling, maar ook met cliënten, en we leerden als sector ook dat digitale zittingen soms erg zinvol kunnen zijn. We zijn er ons dus van bewust geworden dat verplaatsingen niet stééds nodig zijn. Ons digitaal werken, én denken, zette zeker grote stappen vooruit.

Maar... wat nu? Online wordt gretig met buzzwoorden zoals "remote", of "hybride" gezwaaid, maar wat betekent dat concreet voor ons? Ondertussen duimen we met z'n allen dat het stof van de pandemie stilaan gaat liggen, en dus lijken de meeste advocatenkantoren zich stilaan te buigen over de vraag: wat doen we vanaf pakweg september? De - best vaak grote - kantoorruimtes stonden in het afgelopen anderhalf jaar grotendeels leeg. Als die managing partner, die ik sprak, straks de rekening moet maken, zal die toch even slikken, vermoed ik. Ik ben niet zo bijster goed in wiskunde, maar een eenvoudige berekening leert me wel dat de kantoorruimte van die managing partner, die ik sprak, in de 'vernieuwde' strategie wel voor 40 procent zal leegstaan.

Je zou dan kunnen denken, ok, we stoten wat ruimte af, maar wélke dan? Vandaag is de kantooromgeving van de meeste advocatenkantoren bijzonder rigide. Je komt erg vaak in een monotone, saaie en weinig inspirerende, omgeving terecht. Er zijn enkele vergaderruimtes, er is ook een keuken met eventueel een eetruimte, maar alle advocaten werken meestal afzonderlijk in een eigen 'kantoortje'. Of ze delen het met twee, als je stagiair bent bijvoorbeeld. Een bureautafel, een goeie bureaustoel en -lamp, een groot scherm om uw laptop op aan te sluiten, en een lege boekenkast om naar believen op te vullen. Wie het héél goed doet, of al wat jaren op het conto heeft, krijgt er dan soms ook nog een zithoekje bij. De muren? Wit of grijs. Hoe ga je in zo'n kantooromgeving ruimte afstoten? En met welk doel?

De realiteit is dat we door alle hype van remote en hybride moeten heen prikken, en niet alleen fysieke advocatenkantoren kunnen heruitvinden, maar ook moeten nadenken over het samenwerken zelf. Hoe gaan we dat doen? Het kantoor afstoten, is volgens mij een erg slecht idee. Massaal thuiswerken als advocaten, of zelfs helemaal overschakelen op een digitale werkomgeving? Ik ben er geen fan van.

De managing partner die ik sprak, doet wat aan cherrypicking, en schuift op die manier toch tal van problemen voor zich uit. Hij/zij denkt dat het witte konijn uit de hoed louter meer thuiswerk zal zijn, maar moet dat advocatenkantoor niet meer nadenken over hoe ze het thuiswerk net kunnen verminderen, bijvoorbeeld? Is dat geen betere invalshoek voor een werkplekstrategie, zowel organisatorisch, financieel als toekomstgericht? Er zijn veel redenen voor om hier grondig over na te denken.

Ik geef graag al enkele redenen als aanzet.

* Thuiswerken werkt niet voor iedereen.

Er is geen one fits all. Iedere persoon is anders, en heeft andere verwachtingen, noden of wensen. Advocatenkantoren gaan op zoek naar regels, zo typisch : )). Maar dat gaat niet werken. "Iedereen dit, iedereen dat." 'Iedereen mag vanaf nu twee dagen thuis werken'. Tjah.

Is iemand alleenstaand en dus vaak alleen? Zijn er kinderen? Hoe zit het huis in elkaar en is er bijvoorbeeld een voldoende kwaliteitsvolle werkruimte? Is die ruimte goed ingericht? Heeft iemand veel nood aan sociaal contact met collega's? Werkt iemand makkelijk alleen, of voelt die zich snel onzeker? Etc...

Bovendien is niet iedereen even efficiënt of productief van thuis uit. Hoe ga je dat meten? Welke afspraken ga je maken over het takenpakket? Welke doelen ga je stellen? En hoe persoonlijk zijn die?

* Thuiswerk kent ook voor het welzijn een kantelpunt.

Velen vinden het heel aantrekkelijk om enkele dagen thuis te werken, maar teveel thuiswerk helt voor sommigen ook om naar meer nadelen. Er is meer eenzaamheid, minder verbondenheid met collega's, en grenzen tussen privé en werk vervagen. Hebben jullie dat ook gemerkt tijdens de lockdown? Ik kreeg zelf het gevoel niet meer te weten wanneer ik nu thuis, of aan het werk was. De laptop was alvast altijd makkelijk beschikbaar. Ik geloof ook niet dat je echt gelukkig wordt door te lang te werken in de pijamabroek. Ook de kinesisten worden overstelpt met fysieke nek- en rugklachten van al dat werken op stoelen die daarvoor niet dienen.

Ik denk dat een fijne werkplek, waar je met een team kan samenwerken, ook net erg positief kan zijn voor het persoonlijk welzijn. Je kan er ook een pak beter grenzen afstellen. Mijn thuis is waar mijn Stella staat, als het ware. Trouwens, de reistijd, als die niet te lang is, is toch net prima om even te ontkoppelen, met wat favoriete muziek op de achtergrond?

* Samenwerken doe je 'samen'.

'Samen'werken doe je volgens mij ook best fysiek samen. We hebben de afgelopen jaren heel veel (en goed) digitaal vergaderd, maar geef toe: fysiek overleg, met bijhorende lichaamstaal, en meer ruimte voor communiceren, is veel effectiever, zinvoller, creatiever en resultaatsgerichter. Geldt dat voor élk overleg? Neen, natuurlijk niet. Digitaal vergaderen in team, of met cliënten, is ook bijzonder waardevol. Maar... als het er écht toe doet? Als je creatief moet zijn? Een slechte boodschap moet brengen? Niets boven elkaar recht in de ogen te kunnen kijken.

Trouwens, met dat huidig digitaal werken puilt bij veel advocatenkantoren de mailbox - onnodig - uit en lijkt de vergadercultuur in Zoom en Teams stilaan erger dan live en fysiek. Het is te gemakkelijk geworden, er zijn geen barrières meer naar de (on)zin van een meeting en je vindt ook geen enkel excuus meer om niét te overleggen, want wat is het probleem? Je hoeft je toch niet te verplaatsen? Best energieslopend, vind ik.

Jurgen Ingels foeterde afgelopen week ook over de vergadertijgers: "Niet alleen zijn online meetings veel vermoeiender, ze worden meestal ook in één ruk na elkaar ingepland, waardoor je het gevoel hebt altijd in een meeting te zitten. Je mist ook veel van de lichaamstaal die je onbewust uitstuurt en die minstens even belangrijk is als woorden." Volledig akkoord.

Digitaal werken kan ook voor meer afstand tussen uw team zorgen, en dat creëert best ook wel wat risico's op minder vertrouwen onderling. De één communiceert directer dan de ander, maar er is amper nog voldoende context bij. Iets wordt dan verkeerd begrepen en er ontstaan - vaak ongewild - fricties. De ongeplande ontmoetingen in de gang zijn weggevallen, en dat, zelfs soms toevallige, broodje in de keuken samen opeten ook, waardoor ook het onderlinge begrip (en vertrouwen) sneller onder het vriespunt daalt.

Wie echt wil inzetten op digitaal werken, zal volgens mij ook moeten nadenken over hoe onderling communicatie zal verlopen, hoe deadlines en taken worden bepaald, hoe échte teams kunnen worden gesmeed, hoe de cultuur van het bedrijf en team kan worden bewaakt, hoe opleiding kan worden voorzien, etc... Kennis delen doe je in grote mate vooral op kantoor, en stagiairs goed opleiden ook, denk ik. Door hen met de ogen te doen stelen. Ikzelf vond het als stagiair bijvoorbeeld altijd heel fascinerend en leerrijk op elk mogelijk overleg te mogen 'meekijken'.

* Maak een aantrekkelijke werkplek. Zowel digitaal als fysiek.

Een fysieke kantooromgeving zal aantrekkelijker moeten worden om jouw team opnieuw te overtuigen dat het daar beter vertoeven is dan aan hun eigen livingtafel, of in hun thuiskantoor. De werkplek moet kunnen inspireren, creativiteit aanwakkeren en samenwerking stimuleren. De kantoren behouden zoals ze zijn, of waren, zal volgens mij niet meer werken. En dat los je ook niet op door bijvoorbeeld een pingpongtafel te plaatsen. Een doordachte werkplekstrategie zal nodig zijn om talent in huis te houden/halen én het welzijn van jouw team te garanderen.

Maar ook over digitale werkplekken zal moeten worden nagedacht. Hoe zijn uw advocaten thuis, of ergens anders, uitgerust? Welke taken kunnen thuis? Welke overleggen doen we digitaal? En wat is het onderscheid tussen interne werking, en de dossierbehandeling met klanten? Is die (thuis)werkplek trouwens ook voldoende cyberveilig? Ik denk dat dit een risico is dat veel te weinig aan bod komt.

Dus, managing partner, ik zal het je zeker nog zeggen als ik je terug tegenkom: géén goed idee. Er zal meer nodig zijn. En ook een pingpongtafel zal jouw kantoor niet redden.

Bram

blijf op de hoogte van onze plannen

Deze website maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat u de beste surfervaring op onze website krijgt. Meer info